Периодическая оценка системы менеджмента. Что нужно знать владельцу сертификата
Внедрив и сертифицировав систему менеджмента, организации берёт на себя ряд обязательств, в числе которых поддержание её функционирования, результативности и постоянное улучшение. Также, с этого момента организация тесно связана с органом по сертификации по ежегодному подтверждению соответствия выданного им сертификата. Данная деятельность регламентирована Правилами подтверждения соответствия Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь, утвержденными постановлением Госстандарта от 27 июля 2017 г. № 61.
Сегодня мы поговорим о порядке проведения периодических проверок органом по сертификации, а также правах и обязанностях владельца сертификата.
Что такое периодическая оценка сертифицированной системы менеджмента?
Периодическая оценка сертифицированной системы менеджмента проводится органом по сертификации в течение действия сертификата соответствия — трехлетнего периода — с целью демонстрации владельцем сертификата того, что его сертифицированная система менеджмента соответствует техническим требованиям стандарта. При проведении периодической оценки система менеджмента проверяется выборочно, не в полном объёме, чем она и отличается от сертификационного аудита.
Основные моменты, которые должен знать владелец сертификата
1. Периодическая оценка проводится только органом по сертификации, который проводил первичную сертификацию.
2. Работы по оценке систем менеджмента проводятся на договорной основе, где стоимость проведения периодической рассчитывается в соответствии с нормами, применяемыми органом по сертификации.
Зачастую стоимость проведения периодической оценки составляет примерно 60% от стоимости сертификационного аудита.
3. Периодичность проведения плановой периодической оценки — не реже одного раза в 12 месяцев. При этом, первая периодическая оценка проводится не ранее 9 и не позднее 12 месяцев после первичной сертификации.
Общая продолжительность инспекционного аудита составляет около 1/3 от времени проведения сертификационного аудита, но не менее чем 1 чел./день (8 часов, без учета времени на перемещения и обеденный перерыв), что регламентировано Обязательным документом IAF MD 5 Международного форума по аккредитации.
Отметим, что не менее 80% от общей продолжительности аудита должна составлять оценка на месте (на площадке организации).
Например, в организации численностью 27 человек планируется проведение периодической оценки системы менеджмента качества на соответствие требованиям СТБ ISO 9001-2015; все требования стандарта в системе менеджмента применимы.
Согласно методике расчета продолжительности аудита, органом по сертификации определена продолжительность сертификационного аудита (этап 1+ этап 2) — 4 чел./дня.
Продолжительность проведения периодической оценки: 4 * 1/3 = 1,3 чел./дней = 10,4 часов.
При этом 10,4 часа составляет общая продолжительность периодической оценки, из которых 8,3 часа – оценка на предприятии.
4. Орган по сертификации осуществляет плановую периодическую оценку сертифицированной системы менеджмента в течение всего срока действия сертификата соответствия.
5. В течение срока действия сертификата, все подразделения и процессы заявителя проверяются на соответствие требованиям стандарта не менее одного раза.
6. В отдельных случаях орган по сертификации имеет право проводить внеплановую периодическую оценку системы менеджмента.
Внеплановая периодическая оценка может проводиться в случаях:
— поступления жалоб либо обоснованной информации о жалобах заинтересованных сторон на деятельность организации;
— поступления информации о возросших претензиях к качеству и безопасности продукции/услуг; нарушении установленных технических требований к деятельности организации;
— неправильного использования сертификата соответствия и знака соответствия;
— существенного изменения процессов и видов деятельности;
— внесения существенных изменений в документы системы менеджмента, организационную структуру и других изменений, которые могут оказать влияние на приемлемость, адекватность, результативность и согласованность системы менеджмента.
Планирование периодической оценки
Клиент предоставляет органу по сертификации исходную информацию по разработанной органом форме, а также изменения к документам системы менеджмента, внесенные с момента предыдущего аудита, при их наличии.
Основной является информация:
— об организации, количестве штатных единиц, задействованных в системе менеджмента, вновь назначенных руководителях, текучести кадров;
— актуальный комплект документов системы менеджмента,
— о продукции/услугах, поставляемой(ых) на экспорт, а также доли продукции/услуг, на которую(ые) были получены претензии
— о функционировании системы менеджмента за отчетный период:
• результаты внутренних аудитов,
• сведения о результатах функционирования системы менеджмента со стороны руководства,
• результаты проверок контролирующих органов
• о наличии жалоб, претензий
• несчастных случаях, аварийных ситуациях на производстве, профессиональных заболеваниях
• наличии или отсутствии улучшений после сертификации системы менеджмента.
Далее владелец сертификата заблаговременно информируется о дате проведения периодической оценки и составе команды по оценке*. Руководитель команды по оценке готовит план, который согласует с руководителем организации.
* Заявитель на проведение сертификации имеет право опротестовать назначение какого-либо конкретного эксперта-аудитора, технического эксперта, аргументировав и обосновав свой отказ.
К чему готовиться?
Владелец сертификата должен подготовить и предоставить экспертам-аудиторам документированную информацию:
— по анализу контекста организации;
— оценке рисков и возможностей организации;
— реализации программы внутренних аудитов;
— оценке удовлетворенности потребителей, поставщиков;
— мониторингу процесса(ов) и анализу функционирования системы менеджмента со стороны руководства за отчетный период и т.п.
Также необходимо предоставить экспертам-аудиторам подтверждение выполнения действий по ранее предложенным аспектам для улучшения деятельности, при их наличии. Если же действия не выполнены, аспект для улучшения переходит в несоответствие.
Ниже мы собрали список типичных несоответствий, выявляемых органом по сертификации при проведении аудита.
Не предоставлены свидетельства мониторинга и анализа контекста, внешних и внутренних факторов
Не представлены свидетельства проведения анализа понимания потребностей и ожидания заинтересованных сторон
Не представлены свидетельства ознакомления с Политикой в области качества. Анализ Политики на адекватность не представлен.
Должностные и рабочие инструкции не включают ответственность по системе менеджмента в соответствии с требованиями стандарта
Не определены действия по реализации возможностей
Не идентифицированы риски и мероприятия по их управлению
Цели в области качества неизмеримы. Не определены мероприятия по достижению целей
Не представлены свидетельства оценки основных поставщиков сырья/ материалов/ оборудования
Не утверждён перечень основных и альтернативных поставщиков сырья/ материалов/ оборудования.
Не представлен Перечень продукции, подлежащей входному контролю.
Не заполнены отдельные графы Журнала входного контроля.
При выявлении несоответствий в ходе внутреннего аудита не определяется коренная причина, не разделяется коррекция и корректирующие действия
Периодическая оценка проведена. Что происходит дальше?
Команда по оценке оформляет отчет по периодической оценке сертифицированной системы менеджмента в двух экземплярах, один из которых предоставляет владельцу сертификата не позднее 15 рабочих дней после завершения аудита, а второй оставляет в органе по сертификации. Данный отчет подписывается руководителем и членами команды по оценке, руководителем органа по сертификации.
В случае выявления несоответствий владелец сертификата разрабатывает корректирующие мероприятия и уведомляет орган по сертификации об устранении несоответствий не позднее 60 календарных дней с момента их выявления. Подтверждение действия сертификата осуществляется на Совете по сертификации (коллегиальный орган органа по сертификации), о чем владельца сертификата информируют в срок, не превышающий 14 рабочих дней с момента предоставления всех свидетельств об устранении несоответствий.
Если организация не устранила несоответствия в указанный срок, действие сертификата приостанавливается органом по сертификации до момента устранения нарушений, но не более чем на 6 месяцев со дня принятия решения о приостановлении его действия. По истечении срока и не принятии действий со стороны клиента, орган по сертификации принимает решение об отмене действия сертификата соответствия.
Актуальность выданного сертификата можно проверить в Едином реестре выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии (национальная часть Республики Беларусь).
Другие статьи по этой теме:
ISO 9001 – система менеджмента качества
Миф — ISO 9001 не для малого бизнеса
